Troisdorf, im Frühjahr 2018

 

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

Sie alle wissen, dass es seit dem 25.05.2018 eine neue Datenschutz-Grundverordnung der EU gibt.

Vorweg: Die ex2ex GmbH begrüßt die neuen und strengen Regeln sehr! Das Thema Datenschutz steht und stand schon seit Gründung des Unternehmens im Vordergrund der Tätigkeit.
Allerdings handelt es sich bei den Plattformen der ex2ex GmbH nicht um Plattformen für Endverbraucher (im Sinne des Verbraucherschutzes) sondern nur für Mitarbeiter im Bereich Tourismus - also um ein B2B Produkt.

Auch dienen die Plattformen touristikernet.com und KWIQ ausschließlich dem Austausch zwischen Touristikern (KWIQ - das SocialMedia-Netzwerk für Touristiker) und der Kommunikation zwischen Leistungsträger und Reisebüro/Reisebüroexpedient. Im Rahmen von Agenturverträgen / Handelvertretern des Reisebüros ist ein Leistungsträger / Handelsherr verpflichtet, dem Reisebüro / Handelsvertreter jederzeit kostenfrei Zugang zu vertriebs-/arbeitsrelevanten Informationen zu geben. Dazu dient und nutzen die Leistungsträger die Plattform touristikernet.com, die Plattform kwiq.de sowie die regelmäßigen Newsletter und die kostenfreien Zugäng für alle Touristiker. Wir berufen uns gerade beim Versand der Newsletter u.a. auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) der DSVGO

 

Wie handhabt die ex2ex GmbH die Datensicherheit. Wie stellt sich die ex2ex GmbH zu diesem Gesetz.

 

Zunächst einmal der Hinweis an Sie, dass wir uns streng an diese Regeln halten und bereits seit Jahren darauf achten, dass Ihre Daten auf den Servern unseres Unternehmens sicher sind. Die Firma Intersolute GmbH, welche alle unsere Server hostet und auch unsere Plattform technisch seit Beginn betreut, ist seit Beginn unseres Unternehmens im Jahre 1996 ein verläßlicher Begleiter. Darüber hinaus hat die ex2ex GmbH - auch ohne wegen ihrer Firmengröße gesetzlich dazu verpflichtet zu sein - bereits seit rund 10 Jahren einen externen Datenschutzbeauftragter engagiert. (Anschrift und Informationen hierzu ersehen Sie auf der Seite Datenschutz). Dieser Datenschutzbeauftragte unterliegt nicht der Weisungsgebundenheit unseres Unternehmens! Wir allerdings haben uns im Gegenzug verpflichtet, seinen Weisungen zu folgen! Dieses gilt auch dem Schutz Ihrer Daten.

 

Was passiert mit Ihren Daten?

Ihre Daten werden nicht von der ex2ex GmbH veröffentlicht, nicht ins Ausland weitergegeben, nicht an Dritte weitergegeben und nicht verkauft. Im Gegenzug kauft die ex2ex GmbH keinerlei Daten oder nutzt Daten Dritter. Alle Daten, die bei der ex2ex GmbH liegen, sind von Ihnen selber eingegeben und werden von Ihnen selbständig administriert. Über den Menüpunkt MyTN haben Sie jederzeit Zugriff auf die von Ihnen angegebenen persönlichen Daten! Ebenso können Sie jederzeit die von der ex2ex GmbH im Auftrag der Leistungsträger - mit denen Sie zumeist auch ein Agenturverhältnis haben - gesendeten Newsletter und Vertriebinformationen verwalten. An- und Abmeldung zu Newslettern sind jederzeit auch über den Menüpunkt MY TN unkompliziert machbar. Auch im Rahmen unserer 2. Plattform KWIQ veröffentlichen wir keine Daten! Dieses obliegt ausschließlich Ihnen!

 

Hier einige generelle und nützliche Informationen - zusätzlich zu unserem Verfahrensverzeichnis, welches Sie über den Button Datenschutz erhalten.

 

1. Das Gesetz verlangt ein Double-Opt-In und ein Double-Opt-Out: Was bedeutet dies und was insbesondere bedeutet dies für Sie?

Double-Opt-In und Double-Opt-Out bedeutet, dass Sie nach Anmeldung auf touristikernet.com bzw. bei Abmeldung zu einem Newsletter über unser System (siehe oben) immer eine Mail bekommen, bevor die An- bzw. Abmeldung wirksam wird. Dieses Verfahren nutzt die ex2ex GmbH bereits seit vielen Jahren, ohne, dass es bisher gesetzlich vorgeschrieben war. Im B2B Bereich ist auch noch nicht geklärt, ob dieses überhaupt notwendig ist. Dennoch halten wir an der bewährten Praxis fest.

 

2. Das Gesetz verlangt eine Internetseite, die verschlüsselt ist, sobald man dort seitens der Nutzer Informationen (z.B. bei Formularen) hinterlegen kann. Was macht hier die ex2ex GmbH?

Auch hier hat die ex2ex GmbH schon seit langer Zeit - und weit vor einer gesetzlichen Notwendigkeit - agiert. Wenn Sie die Seiten touristikernet.com oder kwiq.de aufrufen, so sehen Sie im Adressfeld Ihres Browsers in der Regel ein Schlosssymbol. Wenn Sie auf dieses klicken, können Sie das öffentliche Zertifikat einsehen, über welches unsere Seiten verschlüsselt sind. Darüber hinaus erkennen Sie an der Internetadresse die mit https:// beginnt, dass es sich um eine verschlüsselte Seite handelt.

 

3. Das Gesetz verpflichtet jedes Unternehmen zur größtmöglichen Sorgfalt - gerade beim Versand von Newslettern. Die ex2ex GmbH verschickt im Auftrag der Leistungsträger Newsletter. Was bedeutet das für Sie und warum erhalten Sie diese?

Mit der Anmeldung zu touristikernet.com haben Sie dem Erhalt vertriebsrelevanter Newsletter im touristischen Segment via Doubl-Opt-In zugestimmt. Die ex2ex GmbH verschickt ausschließlich Newsletter von touristischen Leistungsträgern an Sie/Ihr Reisebüro bzw. die von Ihnen eingegebene Mailanschrift. Viele Leistungsträger nutzen ausschließlich die Dienstleistungen der ex2ex GmbH. Bitte beachten Sie dieses, denn ggfl. werden Sie keine Informationen mehr erhalten, die Sie dringend für den täglichen Ablauf und den Vertrieb benötigen, falls Sie sich abmelden möchten.

 

4. Warum erhebt die ex2ex die Daten im Anmeldeformular?

Neben der von uns Ihnen gegenüber gegebenen Verpflichtung, mit Ihren Daten sehr sehr sorgfälltig umzugehen, sind wir natürlich auch gegenüber den Leistungsträgern verpflichtet, ausschließlich nur innerhalb der Branche zu kommunizieren. Die ex2ex GmbH kommuniziert nicht mit Endverbrauchern und auf touristikernet.com wie auch kwiq sind ausschließlich brancheninterne Informationen hinterlegt. Daher benötigen wir zur Verifizierung Ihrer Zugehörigkeit auch die Daten des Arbeitgebers im Anmeldeformular.

 

5. Was geschieht mit Ihren Daten?

Unsere Antwort mag Sie zum Schmunzeln bringen: Nichts geschieht mit Ihren Daten. Sie dienen lediglich der Verifikation und richtigen Zuordnung in der Newsletterdatenbank. Lediglich im Bereich unserer Plattform KWIQ dienen die Daten - gemau wie bei anderen Netzwerkplattformen - dazu, sich mit Ihrem Namen zu präsentieren. Auch auf kwiq.de werden keine weiteren Daten veröffentlich, außer, Sie selber geben diese proaktiv ein.

 

Neben den Anmeldedaten werden folgende Daten bei Nutzung erfaßt:

 

Zu folgenden Zwecken werden IP-Adressen gespeichert:

• In den Systemlogs des Servers ohne Personenbezug
• Im Fehlerprotokoll des CMS ohne Personenbezug, bei eingeloggten Usern mit Personenbezug
• letzte Anmelde-IP eines Users zur Missbrauchserkennung und Vermeidung
• Protokollierung der An- und Abmeldung zum Newsletter

Protokoll des Webservers

Der verwendete Webserver (Apache) protokolliert standardmäßig folgende Informationen eines Seitenaufrufs:

• Betriebessystem, Browsertyp und Browserversion. Diese Informationen werden vom Browser des Benutzers bereitgestellt.
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit

Newsletter

• An- und Abmeldung am Verteiler werden mit Zeit und IP-Adressen protokolliert.
• Im Newsletter selbst werden Zählpixel eingesetzt.

 

5 a. Besonderheiten für Touristik INSIDER Club-Mitglieder!

Sie sind Clubmitglied des Touristik INSIDER Clubs? Dann verhält es sich mit der Weitergabe Ihrer Daten wie folgt:

- Im Rahmen der Leistung Abenteuer/Reisen-Abo: So Sie im Rahmen Ihrer Clubmitgliedschaft ein Abo der Zeitschrift Abenteuer/Reisen mit beauftragt haben, so geben wir Ihre Daten an den WDV Verlag (Herausgeber von Abenteuer/Reisen) weiter. Im Rahmen der neuen Gesetzgebung haben wir mit dem WDV Verlag selbstverständlich einen Vertrag zur Auftrags-Datenverarbeitung geschlossen!

- Im Rahmen der Leistung Travel Agent Card des asr: So Sie im Rahmen Ihrer Clubmitgliedschaft eine Travel Agent Card des asr mit beauftragt haben, so geben wir Ihre Daten an den asr in Berlin weiter. Im Rahmen der neuen Gesetzgebung haben wir mit dem asr selbstverständlich einen Vertrag zur Auftrags-Datenverarbeitung geschlossen!

 

6. Was geschieht mit Ihren Daten, wenn es eine LogIn-Verknüpfung zu anderen Unternehmen gibt (z.B. TWI Logistics-Katalogbestellformular)?

Auch in diesem Falle werden KEINE Daten durch unser Haus weitergegeben und der jeweilige Partner gibt uns keinerlei Daten!. Im Anmeldeformular bzw. über Ihre Administration können Sie jeweils pro Partnerplattform zwei Indikatoren (z.B. Agenturnummer und PLZ) hinterlegen. Auf der Partnerplattform müssen Sie sich separat angemeldet haben. Beim Wechsel von touristikernet zu der Partnerseite werden nur diese zwei Indikatoren verschlüsselt auf der Partnerplattform abgefragt (mit einem sogenannten Hashcode), um zu verifizieren, ob Sie dort bereits angemeldet sind bzw. die Berechtigng zum Besuch der Partnerplattform haben. Dabei werden keine Personendaten, keine Mailanschriften, keine irgendwie auf Sie bezogene Daten übergeben bzw. touristikernet.com erhält keine Daten zurück. Somit entspricht dieses ebenfalls den höchsten Vorschriften! Und unser Versprechen gilt: Wir geben keine Daten an Dritte!

 

7. Sie möchten Ihre Daten löschen lassen. Was müssen Sie tun?

Fast nichts. Lediglich vorab bitte die Überlegung, ob Sie zukünftig keine Informationen mehr erhalten möchten, die Sie ggfl. im Verkaufsgespäch benötigen. Ansonsten haben Sie 2 Möglichkeiten:

a) Abmeldung vom Newsletter:

- Administrieren Sie Ihren Newsletter selber über den Menüpunkt My TN. Hier können Sie sich von einzelnen oder von allen Newslettern problemlos abmelden. (Und auch jederzeit wieder anmelden.) Binnen 24 Stunden erfolgt dann die entsprechende Korrektur.

- Alternativ senden Sie uns einfach eine Mail an remove@touristikernet.com und schreiben uns, dass wir Sie aus allen oder einzelnen Verteiler nehmen sollen. Dieses geschieht dann von unserer Seite binnen 24 Stunden.

Damit haben Sie jederzeit weiterhin Zugriff auf alle Informationen, die auf touristikernet.com hinterlegt sind. Ebenso können Sie weiterhin KWIQ nutzen, um sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen.

 

b) Komplette Abmeldung aus dem touristikernet.com

- Senden Sie uns einfach eine Mail an info@touristikernet.com und wir nehmen die Löschung aller Daten vor. Bitte bedenken Sie dabei, dass dabei dann aber auch alle Daten aus KWIQ gelöscht werden und Sie Ihre gesamten Kontakte dort verlieren. Auch haben Sie dann keine Möglichkeit mehr, sich mit dem touristikernet-LogIn in Partnerplattfromen einzuloggen, was u.U. Ihre tägliche Arbeit (z.B. Katalogbestellungen) erschweren wird. Natürlich können Sie sich jederzeit - so Sie weiterhin in der Tourstik arbeiten - wieder anmelden.

 

8. Auftragsdatenverarbeitung

Das Gesetz verlangt, dass mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Namen verarbeiten, ein sogenannter Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen wird. Dieses - so können wir Ihnen versichern - haben wir gemacht.

 

9. Schulung von Mitarbeitern und deren Verpflichtungen

Alle unsere Mitarbeiter sind in Bezug auf die neuen gesetzlichen Regelungen geschult und sensibilisiert.
Zusätzlich sind alle unsere Mitarbeiter zur Vertraulichkeit und auf den Datenschutz verpflichtet, um das Datenschutz-Niveau in unserem Unternehmen hoch zu halten.

 

10 Dokumentation von Prozessen

Die Dokumentation von Prozessen im so genannten Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein wichtiger Punkt in der EU-DSGVO, um der Transparenz der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu entsprechen. Wir haben in unserem Unternehmen die Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden und die nach den gesetzlichen Vorgaben beschrieben werden müssen, überprüft und dokumentiert.

 

 

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

 

wir hoffen, Ihnen einen Überblick gegeben zu haben, wie die ex2ex GmbH mit dem Thema Datenschutz umgeht und Sie sicher sein können, dass wir uns nicht nur an die neue Gesetzgebung halten sondern darüber hinaus alles tun werden, um Ihre Daten zu schützen.

 

Sollten Sie Fragen haben, so rufen Sie uns einfach an oder senden uns eine Mail mit Ihrer Rufnummer. Wir rufen Sie umgehend zurück.

 

Ihr

ex2ex GmbH - Team

 

Klaus Gehrke

geschäftsführender
Gesellschafter